Séminaire d’entreprise, 7 astuces pour ne pas se rater !

Le séminaire d’entreprise, le team building ou l’incentive, des appellations différentes mais un point commun : REUNIR ET FEDERER autour des valeurs de l’entreprise.

On ne présente plus les avantages et l’importance de tels rendez-vous avec ses collaborateurs qui sont bien plus qu’une simple récompense pour des commerciaux aux objectifs rondement atteints.
Ces moments entre collègues doivent servir à communiquer sur une stratégie, à anticiper l’avenir, à apprendre à discuter entre business units, et à donner du sens au travail réalisé par chacun.

Interview Kristel Meyer Cocagne de l'agence Les Passionnés Si la transmission et le partage de vision sont les enjeux principaux, il ne faut pas oublier que la réussite d’un séminaire d’entreprise passe par une organisation sans faille.

Voici donc les (précieux) conseils de Kristel MEYER, responsable commerciale de l’agence Les Passionnés, pour ne rien oublier dans sa ToDo List !

# Définir un thème et les objectifs de l’événement :

Quel est l’objectif principal de mon séminaire ? Pourquoi un tel événement ? Qu’est-ce que je cherche à obtenir à la fin ? Quels sont les points de passage ?
Autant de questions qui vous faciliteront l’organisation générale et vous aideront dans le choix du lieu, des activités, etc.

Activité canoe kayak pour un groupe lors d'un séminaire d'entreprise

# Définir sa cible et le nombre de personnes :

Est-ce que vous souhaitez regrouper l’ensemble de vos salariés ou bien recentrer l’événement sur un département plus précisément ?
De cette interrogation élémentaire en découlera le nombre de collaborateurs à convier !

# Définir un budget :

« Le nerf de la guerre, bien sûr ! Si certains dirigeants ont tendance à couper les budgets pour ce genre de rassemblements en temps de crise, nous pensons, au contraire, que ce sont dans ces périodes délicates qu’il faut resserrer les liens et créer une union collective autour de l’entreprise » confie Kristel Meyer.

« Nous vous conseillons de lister l’ensemble des postes de dépense puis de définir un montant maximum par personne à allouer, avec ou sans transport. Et il est très important qu’il y ait une cohérence entre ce que vous souhaitez faire et les coûts réels inhérents à l’organisation. »

La réussite d’un séminaire d’entreprise tient dans la capacité d’adaptation…

# Déterminer le format et la durée du séminaire d’entreprise :

« Vous devez vous demander si le regroupement doit être organisé en format court d’une journée ou bien sur plusieurs jours. Mes collaborateurs sont-ils prêts à venir le week-end ? Une simple soirée suffit-elle à transmettre le message que je souhaite partager ? » liste Kristel Meyer.

# Une date et un lieu pertinent :

Reste à trouver désormais la bonne date ainsi que « The place to be » !
« Pour un lâcher prise plus rapide et une cohésion pertinente nous préconisons d’organiser votre séminaire à l’étranger ou bien dans une autre région ». Des espaces qui sortent des sentiers battus ou des lieux au charme discret sauront toujours séduire vos collaborateurs.

« Pour la date, il faut évidemment éviter les vacances scolaires et autres ponts. Et on peut vous dire également que les grands évènements sportifs à l’image d’une Coupe du Monde peuvent vite freiner l’envie de certains collaborateurs à vous rejoindre ! » affirme Kristel.

Hotel paradisiaque pour organisation d'un séminaire d'entreprise

# Une logistique maîtrisée…

L’aspect logistique d’un événement peut vite être chronophage et stressant pour une personne qui n’en aurait pas l’habitude.
« Il faut travailler en étroite relation avec l’hôtelier, gérer la rooming list, s’assurer qu’une navette prendra en charge les collaborateurs à leur arrivée, anticiper les éventuels régimes et allergies alimentaires. Autant de détails qui font la différence ! ».

# Des activités originales et fédératrices :

Oui cela semble évident mais encore faut-il trouver la bonne idée qui corresponde à l’objectif du séminaire et qui n’exclut personne. Sportifs invétérés, ou sportifs du dimanche, hommes et femmes, tous doivent s’y retrouver.
« Si vous décidez d’organiser un incentive à la montagne, prévoyez des activités hors ski ! Une sortie en chien de traîneau, en motoneige ou une animation pour dévaler des pentes sur de grosses bouées gonflables par exemple. Mais en général ce sont des activités de groupe où l’on peut prendre du recul sur son travail qui ont le plus de succès ».

Sortie en hélicoptère pour une activité d'entreprise Atelier culinaire pour un séminaire d'entreprise

Pour conclure « la réussite d’un séminaire d’entreprise tient dans la capacité d’adaptation… Il faut savoir être réactif et souple par rapport à un programme qui est souvent bousculé. Le fer de lance de notre agence est donc d’anticiper et de ne pas se laisser déborder par les imprévus !

On aime aussi mettre en avant le fait que nos clients ont un référent unique dans l’organisation de leur séminaire. Vous ne passerez pas de chef de projet en stagiaire, mais serez bien en contact avec une seule et même personne ».

Et c’est pas fini ! Les Passionnés vous garantissent la présence d’un représentant sur place afin de gérer votre événement et de ne laisser aucun détail au hasard. Une tranquillité d’esprit et un confort pour le client…

Et si on se penchait un peu plus sur l’expérience des Passionnés en matière de séminaires d’entreprise avec quelques réalisations clients ?

↔ Séminaire à Barcelone, Septembre 2016 : 12 personnes du CODIR (Filiale de Vinci Energie)

Après un brief général transmis par le client, l’agence Les Passionnés a été force de proposition sur l’organisation d’un programme précis et détaillé entre activités ludiques, visites culturelles et une journée d’étude. Le tout orchestré par des moments de partage dans des restaurants typiques mais non touristiques !

Séminaire à Barcelone pour l'entreprise CODIR, filiale de Vinci Energies

↔ Anniversaire d’entreprise (les 10 ans) à Barcelone, Mars 2016 : 50 franchisés de Family Sphere

Ce séjour avait pour but de réunir tous les franchisés de France pour fêter les 10 ans de la structure, et ce à l’étranger : une première pour ce groupe.
Le Challenge ? Faire de cet événement un RDV incontournable pour les franchisés qui financent eux même ce déplacement.
Résultat ? L’agence Les Passionnés accompagne en mars 2017 ce groupe sur Lisbonne pour leur séminaire…. Au moins 50 personnes sont attendues !

↔ Séminaire clients en France pour un groupe dans la Finance – Credit Agricole :

Les nombreuses sollicitations des clients amènent souvent les entreprises à trouver « des astuces » pour définir « un vrai faire venir ».
Notre agence, en relation avec ses clients, propose des prestations personnalisées pour s’assurer d’un véritable attrait à venir sur ses séminaires : présence de personnalité, prestations VIP, choix des lieux uniques et atypiques, cadeaux clients de haute qualité…
Par ailleurs, nous sommes très précautionneux dans l’élaboration des invitations, relances pour « donner envie » aux clients de se déplacer et créer une vraie frustration pour ceux qui ne peuvent pas être présents  : cela nous permet de préparer le futur séminaire !

Pour le reste n’hésitez pas à nous contacter !